Gösterim biçimi olarak insan gözüyle algılanabilen sayılar ve karakterler kullanılabilirken ve aktarım ortamı olarak etiketler veya çıkartmalar kullanılabilir. Örneğin, 20XX0101 gibi sayılar son kullanma tarihini, LOT000001 gibi karakterler bir partiyi (lot) temsil eder ve ABC0001 gibi karakterler seri numarasını temsil eder. Aktarım ortamı için kullanılan kâğıt ortamlar iki türe ayrılır: etiket veya ambalaj kutusu gibi ürünle entegre olanlar ve fatura veya fiş gibi ürünle gelenler. Kayıt ortamı için bazı insanlar el yazısıyla yazılmış kâğıt defterler kullanır. OCR (Optik Karakter Tanıma) özellikli el tipi mobil bilgisayara sahip bir kişisel bilgisayara (PC) doğrudan kayıt yapmak da giderek daha popüler hale gelmiştir.

Bilgileri bir deftere manuel olarak yazarak veya manuel olarak girerek veya bir kod okuyucuyla bir kişisel bilgisayara (PC) veya sunucuya okuyarak ve göndererek toplar ve yönetirsiniz. Gerektiğinde bilgilerin alınmasına izin vermek için kurallar oluşturduktan sonra, son olarak ileri/geri izlemeyi uygulayabilirsiniz.

Örneğin, alınan bir parçayı içeren bir karton kutuya etiket yapıştırdığınızı varsayalım. Teslimat tarihinin ve ürün adının kalemle yazıldığı durumda, etiket aktarım aracıdır ve teslimat tarihini ve ürün adını gösteren sayı ve karakterler temsil biçimidir. Veriler doğrudan karton kutunun üzerine yazılırsa, karton kutu aktarım ortamıdır. Veriler doğrudan parça üzerine lazerle yazılırsa yazılan sayılar/karakterler temsil biçimidir ve aktarım ortamı ürünün kendisi olduğu için “hiçbiri” olur.