İlişkilendirme ve Yönetme/işletme Sisteminin Oluşturulması
İzlenebilirliği Sürdürebilmek Amacıyla İlişkilendirme Sırasını Anlama
Tanımlama sistemi oluşturma, hammaddeleri, parçaları ve ürünleri tam olarak belirleyebilmek için tanımlamayı açıklar. Bu bölümde, tanımlanan nesneleri ve bilgileri birbirine bağlamak için kullanılan “ilişkilendirme” açıklanmıştır.
Bir Adım Yukarıya veya Aşağıya Yönelik Bir Süreçle İlişkilendirme
İlişkilendirme, tanımlama numarasına bağlı olarak ileri/geri izlemeyi sağlamak için bir nesneyi bir nesneye, bir nesneyi bilgiye veya bilgiyi bilgiye bağlayan bir kuraldır. Bu bölümde, ilişkilendirmeyi daha ayrıntılı bir şekilde inceleyebilmek için fiili üretim süreçleriyle ilgili örnek verilmiştir.
İlk olarak, parça tedarikçileri (bir adım üstteki operatörler) ve sevkiyatı alan taraflar (bir adım sonraki operatörler) için izlenebilirlik sağlanmalıdır. Tedarikçilerden gelen sevk faturalarında “ne zaman, kimden ve ne kadara hangi parçanın alındığı” kontrol edilmeli, parçaya bu bilgilere bağlı tanımlama numaralarının verilmesi ve bilgilerin şirket veya fabrika içinde kaydedilmesi/saklanması gerekir. Bu sayede, yukarı akış takip işlemi sağlanmış olur. Herhangi bir parça arızalı olduğunda ise kaydı geriye dönük olarak takip ederek tedarikçi belirtilebilir.
Ardından, ürünlerin teslim edileceği sevkiyat taraflarını (operatörler bir adım aşağı yönde) takip edebilme özelliği sağlanmalıdır. Tedarikçi bilgilerine ek olarak, firmanızdan gelen teslimat tarihi ve saatini ve ürün bilgilerini, teslim edilecek ürünün tanımlama numarasına ekleyin ve kaydedin. Bu sayede, “hangi ürünü ne zaman, kime ve ne kadara gönderdiğinizin” takibini yapabilirsiniz.
İzlenebilirliği sağlayabilmek için şirketinizin dışındaki akışı netleştirmek önemlidir. Örneğin, PCB üreten bir şirketi ele alalım. Şirketin birkaç şirketten lehim satın aldığını varsayalım. Satın alınan lehimin bir kısmı kusurluysa, şirket ilgili tedarikçiyi tek adımlı yukarı akış takibi sağlandığı sürece kolayca belirleyebilir. Ayrıca, bir adım aşağı akış izleme izni verilirse, şirket, kayıpların en aza indirilebilmesi için varış noktalarını tam olarak göstererek bu lehimle üretilen PCB’leri geri toplayabilir.
İleriye/geriye dönük izlemenin uygulanabilmesi için gerekli olan temsil biçimleri, aktarım ortamı ve kayıt ortamı için Aktarılacak Bilgiler ve Formatına bakabilirsiniz.
İç İzlenebilirlik Bilgilerinin Eklenmesi
Yukarıda açıklananlara ek olarak şirket veya tesis içindeki hammaddelerin, parçaların ve ürünlerin hareketlerini de ele almak gerekir. Daha önce bahsedilen elektronik cihaz sektörü örneğinde, kullanılan lehim, transistor/iletici, direnç, konektör (bağlantı aparatı) ve diğer kullanılan, birleştirilen bileşenler gibi her işten önce ve sonra bilgileri ekleyerek ve kaydederek iç izlenebilirliği sağlayabilirsiniz. İç izlenebilirlik, detaylı olarak “İzlenebilirlik Nedir?” bölümünde açıklanmıştır.
İlişkilendirmenin temel amacı, iç izlenebilirliğin yanı sıra operatörlere bir adım yukarı/aşağı yönde geri/ileri izleme yeteneği sağlarken süreçleri teker teker birbirine bağlamaktır. Lehim ve direnç üreten firmalar, PCB üzerine montaj yapan firmalar, ürünlerine PCB takan beyaz eşya üreticileri gibi tüm süreçlerde, aralarında ilişki kurabilirseniz zincir izlenebilirliğini doğal bir şekilde oluşturabilirsiniz.
Operasyonlar için bir Prosedür Kılavuzu Geliştirme
Tanımlama ve ilişkilendirmeyi tamamladığınızda, bilgi akıştaki nesnelere bağlanır ve ileriye/geriye dönük takibe hazır hale gelir. Ancak, şirkette tanımlama ve ilişkilendirme kuralları birbirlerine entegre edilinceye ve bilgiler doğru bir şekilde toplanıp kaydedilinceye kadar izlenebilirlik sağlanamaz. Bilgi kayıt yöntemini ve öğelerini, depolama yöntemini ve süresini vb. açıklayan bir prosedür kılavuzu geliştirmeniz gerekmektedir. Şirket içi eğitimine ek olarak personel eğitimi de gereklidir.
İzlenebilirliğin güvenilirliğini artırmak için izleme ve iç/dış denetimleri gerçekleştirebilecek sistemlerin kurulması da önemlidir.
İzleme
İzleme/takip, izlenebilirlik sisteminin prosedürlere uygun olarak çalışıp çalışmadığının kontrolünü yapmak için yürütülen bir işlemdir. Kimin neyi, nasıl ve ne zaman kontrol edeceği konusunda önceden bir takip planı yapmak faydalı olabilir. Örneğin, “hattan sorumlu kişi, hatta akan seri numaralarıyla ilgili bilgileri her üç saatte bir kontrol edecektir” gibi günlük bir kontrol/takip planı yaparsanız izlenebilirliğin güvenilirliği artacaktır.
İç Denetim
İç denetimler, izlenebilirliğin sağlanıp sağlanmadığını, uygulama ve işleyişin etkin olup olmadığını değerlendirmek için şirkette görevlendirilen kişi tarafından düzenli olarak gerçekleştirilen bir işlemdir. İzleme günlük olarak yapılırken, iç denetimler ayda bir veya yılda iki kez gibi belirli aralıklarla gerçekleştirilebilir. Denetim, izleme dahil, işlemin prosedürlere uygun olarak gerçekleştirildiğini, ileriye/geriye doğru takibin gerçekten mümkün olup olmadığını, iş gerçekleşmeden önce ve gerçekleştikten sonra bulunan miktarda anormallik tespit edilip edilmediğini vb. kontrol eder.
Dış Denetim
İç denetimler şirketteki biri tarafından yapılırken, dış denetimler performansın doğrulanması ve değerlendirilmesi için üçüncü bir kuruluşa yaptırılır. Dış denetimler, pahalı olmaları gibi bir dezavantaja sahip olsalar da izlenebilirliğin yüksek düzeyde güvenilirliğini/doğruluğunu sağlamak ve müşterilerin ve tüketicilerin güvenini kazanabilmek adına etkilidir.
Aslında, parçalara ve ürünlere göre iyileştirilmiş bir sunum formatı, bir aktarım ortamı ve bir kayıt ortamı seçmeniz, her bir süreçte elde edilecek bilgileri göz önünde bulundurmanız ve bunları elde edebilmek için işlenen ürünlere, üretim yöntemlerine, ölçeğe, parçalara ve parçalara bağlı olarak ekipman ayarlamanız gerekmektedir.
Uygulama Temelleri
Tanımlama Sistemi Oluşturma
Teknolojik yenilikler ve izlenebilirlik sisteminin gelişimi
Teknolojik Yenilikler, Yasalar ve Düzenlemeler