Bilgi Sistemleri

Bilgi sistemleri, günümüzde pek çok lojistik merkezi için vazgeçilmezdir. Geçmişte, satış yönetimi için mevcut sistemler özelleştirilmiş ve bilgi sistemleri olarak kullanılmış olsa da günümüzde yalnızca DYS [depo yönetim sistemleri (WMS)] kullanılarak yürütülen birçok durum vardır. Dolayısıyla, bu bölümde, lojistikte bilgi sistemleri DYS göz önünde bulundurularak açıklanmıştır.

Temel Lojistik Bilgileri ve Geliştirme Noktaları Tek Kılavuzda!

Sevk edilen mallardaki artışın işgücü gerektirmesinden dolayı oluşan sorunlar “Lojistik Krizi”ni doğurmuştur. Bu kılavuz, herhangi bir çalışma sahasında verimliliği artırmak için kullanılabilecek lojistik sisteminin temellerini ve iyileştirme noktalarını ele almaktadır.

Bilgi Sistemleri Nedir?

Daha önceki bölümlerde belirtildiği gibi, satış yönetimi sistemleri lojistikte bile kullanılıyordu. Ancak, mal akışı olan lojistiği yöneten bir sistem olmadığı ve satış yönetim sistemlerinin amacının ticari dağıtımı yönetmek olduğu akılda tutulmalıdır. Bu nedenle teslim alma, stoklama, sevkiyat gibi temel yönetim işlemleri yapılabilse de lojistikte asıl yürütmesi zor olan işlemler; konum, tarih ve iş yönetimleridir. Satış yönetim sistemlerinin zorla özelleştirilmesi gibi bir durum söz konusu olursa masraflarda da büyük ölçüde artış görülür. Dolayısıyla, herhangi bir sorun ortaya çıkarsa hem ticari dağıtım hem de lojistik etkilenebilir.

Başka bir deyişle, mal akışını yönetmek için geliştirilen, bir tür özel depo yönetim sistemidir (DYS). Lojistik için özelleştirilmiş bir sistem sayesinde konum yönetimi, tarih yönetimi ve iş yönetimini sorunsuz bir şekilde yürütebilir. Dolayısıyla, bu tarz bir bilgi sisteminin benimsenmesi satış yönetim sisteminin sorumluluğunu da azaltabilir. Bir DYS kullanımının en büyük avantajı, ticari dağıtım ve lojistik için bilgi sistemlerinin ayrılabilmesi ve her birinin en yüksek performansta çalışabilmesidir. Aşağıdaki diyagramda, lojistik için özelleştirilmiş işlevlerin görülebildiği bir DYS’nin kavramsal bir görüntüsü sunulmuştur.

DYS’nin Kavramsal Görüntüsü

Bilgi Sistemleri Kullanımının Avantajları

Günümüzde kullanılan depo yönetim sistemleri (DYS-WMS) hakkında genel bilgilerin açıklanmasının ardından, bu bölümde DYS kullanmanın avantajları ele alınmıştır.

Avantaj 1: Konum Yönetimi

Yer numaraları, ürünlerin depolandığı paletler, askılar ve raflar gibi bir lojistik merkezindeki her bir konuma atanır. Dolayısıyla, ürünü bulabilmek için yer numarasına bakmak ürünün konum bilgisine ulaşmak için yeterlidir. DYS (WMS), bahsedilen bu konum bilgilerini bir lojistik merkezinde yürütebilir.

Ayrıca, barkod okuyucular ve bilgisayar kullanılıyorsa, mal alımında ve malları farklı raflara taşımada olduğu gibi konum bilgileri kolayca değiştirilebilir. Buna ek olarak, verilerin manuel olarak girilmesi gerekmediğinden herhangi bir giriş hatasıyla karşılaşma konusunda endişelenmenize gerek yoktur. Alışılageldik satış yönetim sistemlerini özelleştiren sistemlerde, konum bilgileri bu şekilde yönetilemediği için formlara elle yazılması veya PC’lere manuel olarak girilmesi, eksik işlemlere ve hatalara sebep oluyordu. Ancak az önce de belirttiğimiz gibi, herkesin aynı hızda ve güvenilir bir şekilde çalışmasını sağladığından ve de çalışanların akılda tutma kabiliyetlerine dayalı ürün araması yapma sona erdirdiğinden DYS kullanımı sırasında bu tür endişelere gerek yoktur.

Avantaj 2: Varış ve Teslim Alma Yönetimini Basitleştirme

DYS’de veriler (örneğin, ne, ne zaman, nereden, kaç öğenin alındığı ve sipariş formunun nerede bulunduğu) mallarla ilişkilendirilebilir ve veri tabanına kaydedilebilir. O sırada ASN (önceden sevkiyat bildirimi) kullanılıyorsa, başlangıçtaki iş yükü büyük oranda azaltılabilir.

ASN (önceden sevkiyat bildirimi) kullanılırken, mallar ulaşmadan önce lojistik merkezde alınan bilgiler bilinebilir, böylece bu mallar stoklanabilir ve özel olarak ayrılarak saklanabilir. Özellikle, bu bilgi aktarma merkezlerinde (stok tutulmayan ve birden fazla fabrika veya sahadan alınan malların teslimat için varış yerine göre sıralandığı bir sistem) çapraz yükleme işlemini gerçekleştirirken önemlidir.

DYS (WMS) İçin Önemli Terimler

Önceden sevkiyat bildirimi [Advance Shipping Notice (ASN): Önceden sevkiyat bildirimi [Advance Shipping Notice (ASN)], tedarikçilerin lojistik merkezini sevkiyat bilgileri hakkında önceden bilgilendirebilmesi için geliştirilmiş sevkiyat bilgilerini ve bekleyen teslimat verilerini ifade eder. Önceden sevkiyat bildirimi, lojistik merkezini; bekleyen teslimat tarihi, sipariş numarası, ürün kodu ve miktarı ve de bazı durumlarda gereken ürün parti numarası ve son kullanma tarihi gibi ek bilgiler hakkında bilgilendirir. Bu bildirim (ASN), elektronik veri değişimi (EDI) kullanılarak değiştirilir. ASN kullanımında ise, genellikle sevkiyatta kullanılan kartonları işaretlemede (SCM) tercih edilen etiketler kullanılır.
Elektronik Veri Değişimi: Elektronik veri değişimi (EDI), şirketler arasındaki elektronik veri akışını ifade etmektedir. Şirketler arasındaki bu işlemlerde, bir tür bilgi alışverişi söz konusudur (örneğin, sipariş verme ve kabul, nakliye ve teslim alma, faturalandırma ve ödeme). EDI, özel bir hat üzerinden (online olarak da) bağlanarak bu işlemi otomatikleştiren bir sistemdir.

Sevkiyat Kartonu İşaretleme Etiketi: Sevkiyat kartonu işaretleme (SCM) etiketleri, sevk edildiğinde paketlenmiş ürünlerin teslimat kutularına yapıştırılan barkodlu sevkiyat etiketlerini ifade etmektedir. Bu işaretleme sayesinde, içerik ve form numaraları ile ilgili detaylar kutu açılmadan kontrol edilebilir.

Avantaj 3: Dağıtım ve Sevkiyat Yönetimini Basitleştirme

Depo yönetim sistemleri (WMS), elektronik veri değişimlerinin (EDI) sipariş verilerini olduğu gibi kullanabilir. Bu sayede, artık müşterilerin telefonla aranmasına, verilerin e-posta ile gönderilmesine ve müşteri görüşmelerinden alınan notların manuel olarak kaydedilmesine gerek yoktur. Bu basitleştirme işlemiyle beraber harcanan çabadan büyük ölçüde tasarruf sağlanır ve veri girişi sırasında ortaya çıkabilecek hatalar ortadan kalkar. Elektronik veri değişimlerinin (EDI) sipariş verileri kullanılarak, sevkiyat toplama listeleri, sevkiyat etiketleri, formları ve beyanları hazırlanabilir ve ilgili şantiyelerin yöneticilerine iletilebilir. Konumlar depo yönetim sistemleri (WMS) tarafından yönetildiğinden hızlı ve güvenilir dağıtım ve sevkiyat sağlayabilmek için en kısa yollar kullanılarak toplama yapılabilir.

Avantaj 4: Stok Yönetimi, Tekrar Eden Mal Girişleri ve Yer Değişiklikleri Dahil Toplu Yönetim

Depo yönetim sistemini (WMS) tercih etmek, stok yönetimini, yinelenen mal girişlerini, sahada görüntülenmesi ve kontrol edilmesi gereken konum değişikliklerini basitleştirebilir. Malları görmeden barkodlar sayesinde işlemler düzgün bir şekilde yürütülebildiğinden, depo yönetim sistemlerini (WMS) kullanmak oldukça pratiktir.

Depo Yönetim Sistemleri (WMS) Dışındaki Başlıca Bilgi Sistemleri

Barkod Kullanımıyla Uygulanan Sevkiyat Kontrol Sistemi

Sevkiyat esnasında karşılaşılabilecek sorunları önleyebilmek adına, barkod kullanımı genellikle en etkili yöntem olarak kabul edilir. Sevkiyat listesi, ürünler ve veri tabanı bilgileri; ürünleri inceleyebilmek, eksiklikleri ve sevkiyat hatalarını önleyebilmek için barkodlar aracılığıyla doğrulanır. Barkodları okumak içinse barkod okuyucuları ve taşınabilir bilgisayarlar kullanır.

Nakliye Yönetim Sistemi

Nakliye yönetim sistemi (Transportation Management System – TMS), kamyon işlerini, hizmet/katılım yönetimini, teslimat talimatlarını ve günlük raporları otomatik olarak oluşturan bir bilgi sistemidir. Ayrıca, nakliye ücretleri otomatik olarak hesaplanır ve kamyon taşımacılığı merkezi olarak yönetilir. Bu sistem, kamyon işlemleri konusunda herhangi bir uzmanlık gerektirmeden kamyon taşımacılığını etkin bir şekilde uygulama imkânı sunar.

Barkod Okumada Taşınabilir Bilgisayarların Önemi

Özetle, depo yönetim sistemleri gibi pek çok farklı türden bilgi sistemi vardır ve bu bilgi sistemlerini kapsamlı bir şekilde kullanabilmek için taşınabilir bilgisayarlar oldukça önemlidir.

Bu bilgisayarlar, yalnızca barkodları ve QR kodlarını değil aynı zamanda tarihleri ve metni de okuyabilir.
Kullanılan depo yönetim sistemlerinin çoğu, zorlu koşullardaki dayanıklılıklarının yanı sıra, şantiyelerde de kullanılabilmelerine olanak tanıyan üstün okuma performansına sahiptir.